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議事録をGoogleドキュメントからNotionに変えたら、ちゃんとメリットとデメリットがあった件

議事録をGoogleドキュメントからNotionに変えたら、ちゃんとメリットとデメリットがあった件

社内取り組み 2022.07.12

弊社は最近、議事録を「Googleドキュメント」から「Notion」に移行しました。GoogleドキュメントやWordの議事録は探しづらいから、Notionで管理しよう！みたいな記事はたくさん見ましたが、思っているよりメリットを感じられず、ずっとGoogleドキュメントで管理していました。

ただ、ミーティングが増えていくにつれてGoogleドキュメントでの議事録管理における課題がめちゃくちゃ強くなってきました。そのタイミングでNotionに移行してみることにしました。

移行してみて、ダメだったら戻そう。くらいの気持ちで導入したのですが、これが結構良かった。ただ、「めっちゃよかった！Notion最高！」ってわけではなく、ちゃんとメリットとデメリットがありました。
そこで、今回は

「議事録探しづらいなぁ」
「Googleドキュメント・WordからNotionに移行した方がいいのかなぁ」

と思っている方に対して移行することのメリットとデメリットをお伝えできればいいなと思います。

CONE Inc. 佐藤（＠rk310117）

Googleドキュメント→Notionの決定打

昨年度前半まで弊社のメンバーは3人だったので、いつでもアクセスできたら何のツールでも大丈夫でした。しかし、昨年度後半にかけて、3人→5人→10人とどんどんメンバーが増えるにつれて「あれ？あの議事録どこだっけ？」となることが増えてきました。

Driveでもしっかりとフォルダ分けをしていて、わかりやすくアクセスできるようにしていましたし、「現状のページからGoogle Driveに格納されているアイテムを検索してすぐに開くことができる」以下のような拡張機能を入れ、できるだけ早く簡単にアクセスできるようにしていました。

それでも以下のような課題がありました。

① DriveではだれがどのMTGに参加しているのかひと目でわからない
② タイトルしか表示されず一度開かないとどんな内容のMTGだったかわからない
③ MTGで決まったネクストアクションの抜けもれ確認という作業が発生している

① DriveではだれがどのMTGに参加しているのかひと目でわからない

いくらDriveで綺麗にフォルダわけしていようと、Drive上ではだれが参加していたMTGの議事録なのかがひと目でわかりません。

なので、そのフォルダの階層をしっかりと記憶し、自分が参加したMTGの議事録を探すという変な頭の使い方が必要になります。少しだけ負荷がかかります。（これが積もってきつい…）

メンバーが増えるとMTGもその分増えてしまい、ファイルが増えるのでどんどん探しづらくなっていました。

② タイトルしか表示されず一度開かないとどんな内容のMTGだったかわからない

Drive上で議事録が入っているフォルダにたどり着いても、タイトルだけが表示され、クリックしないと中身がわかりません。やっと見つけてクリックしたら「あ。これじゃない…」と何度なったことか。。

そして意外とつらいのが、このクリックして「別ページで開かれる」という仕様。そのタブを閉じて、再度探してまた新規タブで開く。スマホでTwitterやLINEからリンクを開くと、TwitterやLINE上でそのリンク先のページが開かれると思います。あれが、SafariやChromeにジャンプして開かれるとどうでしょう。結構うざい。。

ということが「議事録を探す・開く・情報を見る」工程でも発生してしまうのが、GoogleDrive・Googleドキュメント。なのです。

③ MTGで決まったネクストアクションの抜けもれ確認という作業が発生している

最後に、Googleドキュメントでとった議事録には「決定事項」や「ネクストアクション」という項目があると思います。Notionに移行するまでは、MTGで決まったネクストアクションを担当者名とともに議事録の最上部に書き出し、「次までにやっててね〜」制度でした。

要するに、タスクは「各人管理」でした。

定例MTGであれば、次週に「あ、やってませんでした…」が発覚し、持ち越しが起きることがよくありました。さらに、期日の記入漏れ等もあり、いつやるの？ということが決まっておらず、いつまでも終わらないアクションがありました。

臨時MTGの場合、定例と違い確認する機会がないため、ネクストアクションが完全に忘却の彼方へ飛んでいっている場合がありました。

ネクストアクションは複数人が関わっている業務が多いため、これでは事業スピードが落ちてしまう！やばい！となり、各人のネクストアクションを確認する時間ができていました。

「え？この時間なに！？もったいなさすぎひん！？」

と、③の課題が決定打になり、GoogleドキュメントからNotionに移行してみよう！となったわけです。

Notionで解決したのか？

① DriveではだれがどのMTGに参加しているのかひと目でわからない

Notion移行後

A. だれがどのMTGに参加しているのか「秒でわかる」

議事録作成時に「参加者欄を作成→一覧で表示」という設定をすれば、議事録一覧ページで参加しているメンバーが表示されます。そのため「このMTG参加してたっけ」とか考える必要がなく、脳死で自分が参加しているMTGが見分けられます。また、フィルター機能を使えば自分が参加しているMTGのみ表示することができるのもGood。

階層をつくる必要も、覚える必要もなく、本当に「秒で」自分の議事録にたどり着けます。どれだけメンバーが増えてもこれでダイジョブ。

② タイトルしか表示されず一度開かないとどんな内容のMTGだったかわからない

Notion移行後

A. 「ホバーで議事録が表示され」どんな内容のMTGだったかわかる

まず一番大きいこと「別ページで開かれる」ことがない。です。議事録をクリックするとホバーで議事録内容が表示されます。探していた議事録ではなかった場合も、ホバー表示の外側をクリックすれば、議事録一覧にはや戻り。また議事録を開いた時に、画面が小さく見づらかったら全画面表示で議事録を開くことができます。

探していた議事録ではなかった場合のページ移動数を比較します

Googleドキュメント（移動：3回）

①GoogleDrive議事録一覧フォルダ → GoogleドキュメントA
②GoogleドキュメントA → GoogleDrive議事録一覧フォルダ
③GoogleDrive議事録一覧フォルダ → GoogleドキュメントB

Notion（移動：0回）

①議事録一覧 ⇄ ホバーページ

Notionでは、ページ移動する回数がゼロです。それだけ負担が少ないということかなと思っています。最高。

③ MTGで決まったネクストアクションの抜けもれ確認という作業が発生している

Notion移行後

A. 「だれが・いつまでに・完了 or Not」が一覧で見える

弊社では、Notionに議事録とは別に社内タスク管理というページを用意しています。そのページにMTGで決定したネクストアクションの一覧のデータベースを作成。そのデータベースをカテゴライズし、議事録に紐付けて表示し、その議事録からネクストアクションを打ち込むと社内タスク管理に追加されるという方法をとっています。

そうすれば、各MTGでのネクストアクションが社内タスク管理で一覧で確認することができます。そもそもデータベース作成時に「期限」と「担当者名」と「完了」の欄を作成しておくことで、「だれが・いつまでに・完了 or Not」が一覧で確認することができます。

これまで、議事録を探し、各人にタスク完了orNotを確認していたのが、限りなくストレスゼロになっています。

「社内タスク管理の未完了のタスクやってね〜」のひとことで終わりです。最高。

各人管理がダメなのではなく、Notionを活用し仕組みと可視化を行うことで、無駄な作業を削減しながら事業スピードを上げていく。ことができるのではないかと思っています。

Notionのメリット

Notionは、Googleドキュメントで感じていた課題を解決してくれました。かつ、もう少しメリットがあるのでそれを含めてまとめておきます。

だれがどのMTGに参加しているのか「秒でわかる」（先述）
「ホバーで議事録が表示され」どんな内容のMTGだったかわかる（先述）
「だれが・いつまでに・完了 or Not」が一覧で見える（先述）
議事録テンプレートを作成できる
「前の議事録をコピーして、次の議事録にペースト」の手間カット
ショートカットを覚える必要がない
/（スラッシュ）を打てば、見出しや引用などいろんなタイプのテキストを使える

まとめると、Googleドキュメント系に比べて、Notionは「情報の可視化」に向いていて、社内メンバーが増えてきたときにめちゃくちゃ便利だと思います。

Notionのデメリット

とはいえ、使ってみ感じたデメリットもあります。それをまとめると

選択範囲が表示されない
弊社では議事録を見ながら打ち込みながらMTGが進行するため「議事録のどの部分を話しているのか」が可視化されていてほしい。
Googleドキュメントでは選択しているテキスト部分は、テキスト背景に色がつきます。そのため、どの部分を話しているのかすぐわかります。が、Notionではそれがわかりません。たまに「どの部分、話してる？」となります。これが少しストレス。。
いや、Notionでもできるよ！って方、ぜひおしえてください。
社外とのMTGや議事録共有には向いていない
弊社では、クライアントとのMTG議事録やクライアントに提出する構成案はいまだにGoogleドキュメントで行っています。Notionよりも「だれがどの部分に対してどういうコメントをしているのか」がわかりやすいんです。
具体的には、Googleドキュメントの「コメント機能」。これがないとできない仕事も存在しているので、社外とのMTGや議事録の共有にはNotionは向いていないなかなぁと思っています。